Organiser le transport aérien des équipes du monde entier pour le Raid sur l’île de la Réunion. Transport des sportifs et de leur matériel.
Un voyage de champions
Ailleurs Events a été sollicité pour gérer le transport des équipes sportives françaises et étrangères en vue de la participation au Raid in France, un raid sportif qui a eu lieu sur l’île de la Réunion. Cet événement mondial réunit près de 500 personnes venues du monde entier. Les coureurs participent à une expédition de plusieurs jours où s’enchaînent les activités : marche, VTT, canoë, kayak…
Ainsi, Ailleurs Events était l’agence officielle pour gérer le transport des équipes et de leur équipement, pour répondre aux besoins des différents staffs et équipes l’agence a dû mettre en place des prestations bien spécifiques :
- Affréter des wagons entiers SNCF pour stocker certains VTT
- Gérer les contingents dans notre GDS sur la compagnie Air Austral, partenaire officiel
- Gérer les bagages hors norme
Comment Ailleurs Events a géré les spécificités de ces transports ?
Le dossier a été confié à Lilian, notre expert transport depuis près de 25 ans ! Lilian a débuté sa carrière comme agent de voyage, il a une maîtrise inconditionnelle d’Amadeus, notre GDS principal, ce qui lui permet de trouver des combinaisons de vols au meilleur tarif. Son ancienneté dans le métier, lui a permis d’entretenir d’excellentes relations avec les services groupe des compagnies aériennes, ce qui s’avère être un atout redoutable !
Pour commencer, Lilian a mis en place les inscriptions pour le transport via un formulaire en ligne multilingue (Français/Anglais/Espagnol), un outil créé par Ailleurs Events à destination de ses clients. En effet, les inscriptions venaient du monde entier : Canada, Amérique du Sud, Chine, Afrique du Sud, Australie…
Lilian a géré les billets d’avion des coureurs, du staff, des équipes médicales et des VIP, ainsi que des accompagnants et familles. Il a géré aussi les excédents bagages. Il a trouvé les meilleures solutions de transport pour les équipes, notamment en négociant les tarifs auprès des fournisseurs. L’agence a assuré, grâce à ces tarifs négociés, les pré et post-acheminements via des combinés train-avion au départ de France et d’Europe.
Évidemment, il a fallu organiser le transport de matériel spécifique : des VTT, dans des caisses de transport adaptées, des canoës gonflables…
Enfin, l’agence a proposé, à la demande, des solutions d’hébergement et d’extensions vers les îles voisines (Rodrigues, Maurice…)
La touche Ailleurs Events
Cet événement d’envergure a mis en exergue l’expertise de Ailleurs Events tout en assurant un service efficace au client. À travers la gestion complète du transport des personnes et du matériel, la polyvalence, le sens de l’adaptation et la force de négociation de Ailleurs Events ont été mis en évidence.
Le client avait un contact dédié du début à la fin de l’événement, avec une disponibilité en week-end sur les jours de départ.
L’expertise d’une agence est primordiale dans la gestion des transports, notamment pour ce genre d’événement sportif, où les modifications et annulations sont fréquentes : blessure, accompagnement des proches, extension de séjour… Dans certains cas il a fallu ouvrir des dossiers auprès de l’assurance.
La gestion comptable a aussi été un aspect important sur ce dossier, où les paiements se faisaient à distance, avec plusieurs payeurs (une partie des frais étaient prise en charge par le raid).
Mission accomplie !
La première équipe française s’est classée troisième derrière une équipe néo-zélandaise, multiple tenante du titre. Nous sommes heureux d’avoir participé, à notre échelle, aux belles performances des équipes que nous avons accompagnées lors de ce championnat du monde. Félicitations à tous pour avoir relevé ce beau défi !
